Nicht nur Ordner, sondern Zusammenhänge speichern
Ein Dateiname allein beantwortet selten, zu welchem Bauteil oder Ereignis ein Dokument gehört. Verknüpfe Dateien mit Boot, Komponente, Wartung, Kostenposten oder Schadenfall.
Original, Titel und Metadaten trennen
Bewahre die Originaldatei unverändert auf. Ergänze einen verständlichen Titel, Dokumenttyp, Aussteller, Datum und bei Bedarf eine Gültigkeit. Damit bleibt auch ein kryptisch benanntes Hersteller-PDF auffindbar.
Eine belastbare Grundstruktur
Eine gute Bootsakte enthält mindestens Eigentums- und Registrierungsunterlagen, Versicherung, technische Handbücher, Wartungsnachweise, Rechnungen, Gutachten und aussagekräftige Zustandsfotos.
Portabilität regelmäßig prüfen
Teste, ob sich Originale und strukturierte Daten vollständig exportieren lassen. Ein Backup ist nur wertvoll, wenn es getrennt aufbewahrt und tatsächlich wiederherstellbar ist.